Новости ЭДО: требования ФНС и изменения в формате электронных документов

С 22 сентября 2025 года вступает в силу приказ ФНС, который добавляет в электронный документооборот с налоговыми органами новый формат — .ods. Это не просто техническая корректировка: расширение списка допустимых форматов требует от бизнеса пересмотреть не только сами документы, но и цепочку их подготовки, подписания и передачи через оператора ЭДО. Старые шаблоны и настройки больше нельзя считать безопасными по умолчанию — их нужно регулярно проверять на соответствие актуальным требованиям.

Что изменилось в ЭДО и почему это важно

Ключевое изменение — приказ ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@, который утвердил новый формат для электронного документооборота в налоговых правоотношениях. Фактически ведомство легализовало передачу документов в виде электронных таблиц Open Document Format (.ods) — наряду с уже привычными XML, PDF и скан-образами. Для бизнеса это означает не только дополнительное удобство, но и рост требований к дисциплине: если бухгалтерия, кадровая служба или юристы продолжат использовать старые настройки, документ может не пройти контроль у оператора ЭДО или не быть принят налоговым органом. Гибкость оборачивается риском ошибки, если не обновить внутренние регламенты.

Что именно добавила ФНС

Приказ ФНС расширяет перечень допустимых форматов для обмена документами с налоговыми органами. Помимо уже известных XML, скан-образов (TIF, JPG, PNG, PDF) и PDF/A-3, теперь официально разрешено использовать электронные таблицы в формате .ods. Это открытый стандарт, который удобен для документов с табличной структурой, но важно понимать: он не заменяет обязательные XML-форматы для налоговых деклараций, счетов-фактур и другой строго структурированной отчетности. .ods — это дополнительный инструмент для тех случаев, когда документ по смыслу является таблицей и не требует жесткой машинной обработки.

Коротко по сути

• Появилась поддержка .ods для части электронных документов — пояснительных таблиц, реестров, приложений к ответам на требования.
• Прежние форматы (XML, PDF, скан-образы) не отменены и продолжают действовать.
• Новые правила вступают в силу с 22 сентября 2025 года.
• Обновление затрагивает взаимодействие с ФНС через оператора ЭДО: документ должен быть подготовлен, подписан и передан в поддерживаемом формате.

Какие форматы теперь нужно держать в поле зрения

Важно не путать наличие формата в перечне с возможностью его применения к любому документу. Например, счет-фактура или налоговая декларация должны направляться строго в XML по утвержденным форматам. .ods уместен для пояснительных записок, реестров, расшифровок — там, где содержимое носит табличный характер и не требует автоматизированной обработки налоговым органом. Также стоит учитывать, что оператор ЭДО может иметь собственные ограничения по приему файлов, поэтому перед массовым использованием нового формата необходимо получить подтверждение от оператора.

Что меняется для бизнеса на практике

1. Больше удобства при работе с таблицами

Если документ по сути является таблицей (реестр сотрудников, расшифровка начислений, пояснительная записка с расчетами), новый формат .ods позволяет избежать ручной конвертации в PDF или сканирования. Это особенно полезно, когда данные часто обновляются и важно сохранить структуру строк и столбцов. Однако следует помнить: удобство не отменяет требования к содержанию — все обязательные реквизиты, подписи и отметки должны быть в наличии, а сам файл должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

2. Нужно проверить программное обеспечение

Не все учетные системы и платформы ЭДО одинаково быстро адаптируются к новым форматам. Если ваш оператор или внутреннее ПО не умеет корректно формировать, проверять и передавать .ods, документ может быть формально принят, но при открытии возникнут ошибки отображения или потери данных. Рекомендую запросить у оператора ЭДО официальное подтверждение поддержки формата .ods и протестировать отправку тестового файла до наступления срока обязательного применения. Кроме того, проверьте, обновлены ли библиотеки для работы с Open Document Format в вашей учетной системе.

3. Возрастает значение внутренних регламентов

Чем больше форматов допускается, тем выше риск несогласованности действий сотрудников. Один специалист может сохранить таблицу в .ods, другой — в .xlsx, а третий — отправить скан. Без единого регламента, который четко определяет: кто, в каком виде и через какой канал готовит документ, кто проверяет формат перед отправкой и кто отвечает за подписание — даже правильно оформленный документ может быть испорчен на этапе передачи. Особенно это критично для кадровых подразделений, которые часто направляют в ФНС ответы на требования о представлении документов по сотрудникам: здесь ошибка в формате может привести к срыву сроков и штрафам.

Кому нужно особенно внимательно следить за обновлением

Какие риски возникают, если ничего не обновлять

Игнорирование обновлений — это не просто упущенное удобство, а прямой путь к техническим отказам и налоговым рискам. Если компания отправит документ в формате, который не поддерживается оператором или не соответствует требованиям ФНС, налоговый орган может не принять его, что приравнивается к непредставлению документа. А это влечет штрафные санкции по ст. 126 НК РФ (200 рублей за каждый непредставленный документ), а в некоторых случаях — и более серьезные последствия, если из-за задержки были нарушены сроки или искажены данные отчетности. Кроме того, технический сбой при обмене может вызвать цепочку дополнительных запросов, увеличивая нагрузку на бухгалтерию и кадры.

Типичные проблемы на практике

• Файл открывается, но его внутренняя структура не соответствует ожидаемому формату (например, таблица сохранена как .ods, но содержит макросы или элементы, не поддерживаемые оператором).
• Сотрудник по привычке сохраняет таблицу в .xlsx, а для данного канала обмена требуется .ods или PDF/A-3.
• Скан-образ низкого качества не позволяет автоматически распознать данные, и налоговый орган запрашивает повторное представление.
• Внутренний шаблон документа не обновлялся несколько лет и содержит устаревшие реквизиты или ссылки на отмененные формы.
• Ответственный сотрудник полагает, что раз документ ушел и получено подтверждение оператора, то обмен прошел успешно, но не проверяет, был ли файл фактически принят налоговым органом без замечаний.

Что сделать прямо сейчас: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Составьте список документов, которые вы передаете через ЭДО

Включите не только налоговую отчетность, но и все сопутствующие файлы: ответы на требования, пояснительные записки, реестры, приложения к актам, доверенности, сканы подтверждающих документов. Отдельно выделите документы, которые готовит кадровая служба для налоговых органов (например, копии приказов, справки о доходах, реестры больничных листов).

Шаг 2. Разделите документы по типам

Сгруппируйте: структурированные электронные документы (XML), таблицы, сканы, архивные вложения, документы свободного формата. Для каждой группы определите, какой формат допустим сейчас и какой станет доступен с 22 сентября. Это поможет понять, где можно внедрить .ods, а где он неприменим.

Шаг 3. Проверьте поддержку форматов у оператора ЭДО

Свяжитесь с оператором и запросите актуальный перечень поддерживаемых форматов и их версий. Уточните, как система обрабатывает .ods: можно ли отправлять такие файлы напрямую, требуется ли дополнительная настройка, как происходит проверка и маршрутизация. Проведите тестовую отправку с последующей сверкой.

Шаг 4. Обновите шаблоны и инструкции

Пересмотрите внутренние памятки и регламенты. Уберите общие фразы вроде «сохраняем в нужном формате» и пропишите четкий алгоритм: для какого документа какой формат использовать, как проверить файл перед отправкой, кто отвечает за конвертацию. Особое внимание уделите кадровым документам: часто именно там используют устаревшие бланки, которые не соответствуют текущим требованиям к электронному обмену.

Шаг 5. Назначьте контрольную проверку перед отправкой

Определите сотрудника (или роль), который перед каждой отправкой проверяет: корректность формата и расширения файла, читаемость содержимого, наличие и действительность электронной подписи, соответствие документа заявленному каналу ЭДО, а также сохранение подтверждений отправки и приема. Это снизит риск технического отказа и последующих штрафов.

Чек-лист для проверки ЭДО в компании

• Все используемые форматы документов перечислены и актуальны (с учетом нововведения от 22.09.2025).
• У оператора ЭДО подтверждена поддержка нужных расширений, включая .ods, и проведено тестирование.
• Шаблоны документов обновлены под действующие правила, устаревшие версии удалены из общего доступа.
• Сотрудники знают, какие файлы можно отправлять как таблицы (.ods), а какие требуют строго XML или PDF/A-3.
• Разработана и доведена до исполнителей инструкция на случай технического отказа или возврата документа.
• Архив хранит исходный файл, отправленную версию и подтверждение передачи (извещение о получении, квитанцию о приеме).
• Ответственные сотрудники осведомлены о дате вступления новых правил в силу и прошли инструктаж.

Типичные ошибки при переходе на новые форматы

Ошибка 1. Путать формат файла и юридическую силу документа

Расширение .ods или .pdf само по себе не делает документ юридически значимым. Юридическую силу обеспечивают: соблюдение обязательных реквизитов, подписание квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица и передача по установленному каналу ЭДО. Нельзя просто сохранить таблицу в .ods и считать, что она автоматически стала полноценным электронным документом для ФНС — нужно убедиться, что формат соответствует типу документа и требованиям оператора.

Ошибка 2. Использовать один и тот же шаблон для всех случаев

Документы для ФНС, внутреннего архива и контрагентов часто живут по разным правилам. Универсальный шаблон, удобный для внутреннего пользования, может не подходить для отправки в налоговый орган из-за несоответствия формата или отсутствия обязательных полей. Рекомендую создать отдельные комплекты шаблонов для каждого канала обмена.

Ошибка 3. Не тестировать новые настройки заранее

Переход на .ods или обновление форматов лучше обкатывать в тестовой среде, а не в день сдачи отчетности. Отправьте пробный файл через оператора, проверьте, как он отображается на стороне получателя, и только после этого вносите изменения в рабочий процесс.

Ошибка 4. Не обучать сотрудников

Даже идеально настроенная система не спасет, если исполнитель вручную сохранит файл не в том расширении или приложит скан вместо структурированной таблицы. Проведите короткий инструктаж для всех, кто участвует в подготовке и отправке документов: бухгалтеров, кадровиков, делопроизводителей. Объясните, почему важно соблюдать формат, и покажите на примерах, как правильно действовать.

Как выстроить безопасный документооборот

Безопасный ЭДО — это не разовая акция по замене форматов, а система с четкими правилами, актуальными шаблонами, контролем на каждом этапе и персональной ответственностью. Именно такой подход снижает риск штрафов, технических отказов и хаоса в документах, особенно в периоды изменений.

Практическая схема

• Документ создается по утвержденному шаблону, соответствующему типу обмена (налоговый, кадровый, внутренний).
• Формат файла проверяется автоматически (где возможно) и визуально ответственным сотрудником до отправки.
• Файл подписывается квалифицированной электронной подписью и передается через согласованный канал ЭДО.
• Отправка и прием фиксируются: сохраняются извещение о получении, квитанция о приеме или уведомление об отказе.
• Копия документа и все подтверждения помещаются в архив с соблюдением сроков хранения.
• Шаблоны и регламенты пересматриваются при каждом значимом обновлении нормативной базы (как минимум — при вступлении в силу новых приказов ФНС).

Вывод

Обновление ЭДО в 2025 году — это не просто появление нового формата .ods. Это сигнал бизнесу: цифровой инструментарий расширяется, но вместе с ним растут требования к порядку и дисциплине документооборота. Использовать .ods можно и нужно, но только при условии, что компания четко понимает, какие документы отправляет, в каком виде они допустимы и через какую систему проходят. Без внутреннего аудита форматов, обновления шаблонов и обучения сотрудников любое удобство обернется дополнительными рисками.

FAQ

Когда вступают в силу новые правила ЭДО?

Новый формат для электронного документооборота с налоговыми органами, утвержденный приказом ФНС от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@, вступает в силу 22 сентября 2025 года. С этой даты можно официально использовать .ods для соответствующих документов.

Можно ли продолжать использовать старые форматы?

Да, прежние форматы (XML, PDF, скан-образы) не отменены и остаются в силе. Однако их применение нужно сверять с конкретным типом документа и техническими возможностями вашего оператора ЭДО. Например, для счетов-фактур XML обязателен, а для пояснительной таблицы теперь можно выбрать между PDF и .ods.

Что нового для бизнеса самое важное?

Ключевое изменение — легализация формата .ods для электронных таблиц. Это упрощает подготовку и передачу документов с табличной структурой, но требует проверки совместимости с оператором ЭДО и обновления внутренних регламентов.

Нужно ли срочно менять все шаблоны?

Срочно менять всё не требуется, но провести ревизию рабочих шаблонов и инструкций необходимо. Удалите устаревшие версии, пропишите допустимые форматы для каждого типа документа и убедитесь, что сотрудники знают, когда можно использовать .ods, а когда — нет.

Что проверить в первую очередь?

В первую очередь проверьте поддержку форматов у вашего оператора ЭДО, составьте перечень документов, которые вы отправляете в ФНС, и обновите внутренние инструкции для сотрудников, ответственных за подготовку и отправку. Это позволит избежать технических отказов и штрафов.