| | ВОПРОС: Подскажите, пожалуйста, какие бланки строгой отчетности применяются при реализации авиа — и ж/д билетов?ОТВЕТ: Если Турфирма реализует авиа или ж/д-билеты, оформленные традиционным способом, в виде выписанных билетов, то в этом случае бланки авиа- и железнодорожных билетов являются бланками строгой отчетности. Поэтому при их реализации можно не применять ККТ. Достаточно составить отчет о движении бланков, приложить копии проездных билетов. Если вознаграждение Турфирмы за реализацию билетов не вошло в общую сумму, указанную в билете, то оно оформляется на специальном бланке «квитанции разных сборов» (КРС). Данные квитанции также являются бланками строгой отчетности. Если турфирма самостоятельно устанавливает комиссию (надбавку) к стоимости билета, то оплата данной комиссии оформляется с применением ККТ. |
| |||||||||||||||||||||||||
В настоящее время практически любому бухгалтеру приходится сталкиваться со служебными командировками сотрудников организации: оформлением соответствующих первичных документов и принятием к учету (бухгалтерскому и налоговому) командировочных расходов.
Неотъемлемой частью командировочных расходов является оплата стоимости проезда работника до места командировки и обратно. До недавнего времени, в отличие, например, от оплаты и налогообложения суточных, возмещение стоимости железнодорожных и авиабилетов не вызывало у учетных работников особых затруднений.
Проблемы стали возникать тогда, когда среди авиакомпаний стала распространяться практика оформления электронных билетов. Первыми с ней столкнулись бухгалтеры тех организаций, чьи сотрудники вынуждены были приобретать авиабилеты на внутренние рейсы иностранных авиакомпаний в зарубежных странах.
В России же сначала в 2006 г. был издан Приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», а окончательно электронный билет был «узаконен» Федеральным законом от 01.12.2007 N 314-ФЗ «О внесении изменений в статью 105 Воздушного кодекса Российской Федерации».
Теперь в действующей редакции Воздушного кодекса РФ определено, что авиационный билет является документом, удостоверяющим договор воздушной перевозки пассажиров. Законом допускается, что авиационный билет, а также багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.
При использовании электронного перевозочного документа пассажир вправе потребовать, а перевозчик или действующее на основании договора с перевозчиком лицо при заключении договора перевозки или регистрации пассажира обязаны выдать заверенную выписку, содержащую условия соответствующего договора воздушной перевозки, из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.
Содержащаяся в электронном билете информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представляется в электронно-цифровой форме и имеет определенную структуру, утвержденную Распоряжением Минтранса России от 29.08.2001 N НА-334-р «Об объявлении стандарта отрасли ОСТ 54-8-233.78-2001 «Перевозочные документы строгой отчетности на воздушном транспорте. Требования и порядок их регистрации».
Структура электронного билета включает электронный полетный купон (в зависимости от количества рейсов число электронных полетных купонов может составлять от 1 до 4), электронный контрольный купон, электронный агентский купон, маршрут/квитанцию.
Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.
При этом электронный полетный, электронный контрольный и электронный агентский купоны электронного билета содержат обязательную информацию о перевозке пассажира и багажа, включая дату отправления рейса, наименование и (или) коды пунктов/аэропортов отправления и назначения для каждого рейса.
Маршрут/квитанция электронного билета включает информацию о перевозке пассажира и багажа, в том числе:
— сведения о пассажире (для внутренних перевозок — фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок — фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);
— дату отправления рейса;
— наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
— итоговую стоимость перевозки;
— сборы (если применяются);
— наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
— норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
— уникальный номер электронного билета.
Маршрут/квитанция оформляется и выдается обязательно. Приказом Минтранса России предусмотрено два способа оформления маршрут/квитанции электронного пассажирского билета и багажной квитанции:
— на утвержденных в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции;
— в произвольной форме, но дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, составленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
В том случае, если маршрут/квитанция электронного билет выведена на бланк строгой отчетности, то никаких затруднений в работе учетных работников не возникает. Действует отработанная схема работы с обычными авиабилетами. Однако на практике наибольшее распространение получил как раз второй вариант оформления электронных билетов — в произвольной форме, позволяющий авиакомпаниям и билетным агентствам экономить время и деньги при продаже авиационных билетов.
Авиабилет, распечатанный на обычном листе бумаги, хотя и полностью соответствующий действующему российскому законодательству в области авиаперевозок, породил определенную полемику о том, какие же документы должны быть представлены в бухгалтерию вместо традиционного авиабилета, выписанного на бланке строгой отчетности установленной формы, для правомерного включения стоимости перевозки в налоговую базу по налогу на прибыль. Дело в том, что на основании п. 1 ст. 252 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса РФ (НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные одними из следующих документов:
— документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
— документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, носящие производственный характер и включающие в том числе оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Следует отметить, что независимо от способа оформления авиабилета служебная командировка подразумевает подготовку по унифицированным формам целого ряда первичных учетных документов (в частности, приказа о направлении работника в командировку, служебного задания, командировочного удостоверения и т.п.), и в дальнейшем, рассматривая вопрос о подтверждении расходов на авиаперевозку, оформленную в электронном виде, мы исходим из того, что все эти документы составлены в организации в установленном порядке.
Если рассмотреть существующую на данный момент практику обращения организаций за разъяснениями в компетентные органы, то их позицию, сформулированную в различных Письмах, можно обобщить следующим образом: помимо унифицированных форм следует иметь:
— распечатку электронного билета на бумажном носителе;
— посадочный талон с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета);
— чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
Как альтернатива перечисленным документам рассматривается маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете.
Тем не менее указанный перечень не закреплен официальным нормативным документом, равно как пока отсутствует практика судебных споров по оформлению таких расходов, поэтому организациям необходимо самостоятельно продумать и закрепить в своих внутренних документах порядок документального оформления и учета расходов по электронным билетам. Зависеть он будет во многом от того, каким образом приобретаются авиабилеты по служебным командировкам.
Одним из вариантов является приобретение авиабилетов непосредственно подотчетным лицом. В этом случае при подготовке к служебной командировке составляется приблизительная смета предстоящих командировочных расходов, подотчетному лицу выдаются наличные денежные средства, на которые он приобретает билеты, а потом уже работник отчитывается по авансовому отчету.
При такой схеме обеспечения сотрудников авиабилетами, по нашему мнению, в бухгалтерию прежде всего необходимо требовать распечатанную маршрут/квитанцию электронного билета (т.е. распечатку электронного билета на бумажном носителе), а также документ, подтверждающий оплату, — при наличном расчете это будет чек контрольно-кассовой техники.
Причем приложенный документ на оплату должен соответствовать информации, содержащейся в тексте электронного билета. Иначе понесенные расходы не могут быть приняты к учету.
На практике проблема заключается в том, что иногда партнеры (как правило, иностранные) осуществляют помощь в предварительном бронировании авиабилетов, особенно это касается внутренних зарубежных перелетов, в результате чего на распечатке электронного билета может стоять или «безналичная оплата», или ссылка на оплату по «чужой» пластиковой карте либо отметка о принятии наличных денег от «иного юридического лица». Поэтому во избежание спорных ситуаций необходимо проводить четкий инструктаж сотрудников организации и зафиксировать все требования к представляемым отчетным документам во внутреннем распорядительном документе, с которым сотрудников знакомят под роспись.
Что касается бухгалтерских записей, то при таком варианте они не отличаются от традиционных:
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 50 «Касса» —
выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы;
Д-т счетов учета затрат/расходов (в зависимости от назначения командировки)
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» —
отражены командировочные расходы на основании утвержденного руководителем авансового отчета.
Другим вариантом обеспечения сотрудников авиабилетами при направлении их в служебные командировки является приобретение билетов организацией через специализированные агентства, с которыми заключены соответствующие договоры, по безналичному расчету.
При такой схеме отсутствуют проблемы, связанные с подтверждением факта оплаты перевозки, — в распоряжении учетного работника имеются платежные поручения, выписки банков, акты сверки взаиморасчетов с агентством по приобретаемым билетам. Кроме того, организация получает в свое распоряжение дополнительные первичные документы (накладные), подтверждающие маршрут и стоимость авиаперевозки.
При всех плюсах данной схемы с электронными билетами возникают проблемы, связанные с отражением операций на счетах бухгалтерского учета.
Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрено, что оплаченные авиабилеты учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Поэтому традиционная схема учетных записей при приобретении авиабилетов по безналичному расчету выглядит следующим образом:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета» —
оплачены авиабилеты по безналичному расчету;
Д-т сч. 50-3 «Денежные документы»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» —
оприходованы в кассу полученные авиабилеты;
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 50-3 «Денежные документы» — выданы под отчет авиабилеты.
В случае с электронным билетом возникает вопрос, насколько правомерно учитывать его в составе денежных документов, предполагающих наличие как минимум бланков строгой отчетности, тогда как по электронному билету имеется распечатка маршрут/квитанции в произвольной форме, которую можно произвольно копировать, а иногда и распечатывать по мере необходимости с сайта авиакомпании. Более того, при регистрации на рейсы зачастую командированному сотруднику необходимо знать лишь номер бронирования и иметь при себе документ, удостоверяющий личность.
В связи с этим использование для учета приобретенных электронных билетов субсчета 50-3 «Денежные документы» представляется необоснованным.
С другой стороны, оформив электронный билет, агентство выполнило свои обязательства перед клиентом, поэтому после получения накладной на билет необходимо закрыть задолженность по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Для этих целей в качестве одного из вариантов, подлежащих закреплению в учетной политике организации, может использоваться счет 97 «Расходы будущих периодов». В этом случае рассмотренные выше учетные записи примут вид:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета» —
оплачены авиабилеты по безналичному расчету;
Д-т сч. 97 «Расходы будущих периодов»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» —
отражена стоимость выписанных авиабилетов по накладной и маршрут/квитанции;
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 97 «Расходы будущих периодов» —
отнесена на подотчетное лицо стоимость приобретенных авиабилетов по служебной командировке.
При анализе порядка бухгалтерского оформления получения и выдачи электронных билетов может возникнуть вопрос о том, допускается ли стоимость выписанного авиабилета относить сразу непосредственно на подотчетное лицо, иными словами, можно ли в рассматриваемой схеме сделать записи:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета» —
оплачены авиабилеты по безналичному расчету;
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» —
стоимость выписанного авиабилета отнесена на подотчетное лицо.
Однако, как показывает практика, такая схема имеет определенные неудобства. Дело в том, что зачастую производственные факторы диктуют необходимость изменения маршрутов командировки, переносы сроков, изменение авиарейсов. Все это приводит к необходимости сдачи/переоформления авиабилетов. Причем занимается этим далеко не всегда сотрудник, направляющийся в командировку. В крупных компаниях, как правило, существуют специалисты (отделы), обеспечивающие все взаимоотношения организации по поводу бронирования, выкупа, изменения авиабилетов.
Если же до момента отправления в командировку отнести стоимость авиабилета на подотчетное лицо, то тогда все изменения (сдачу, переоформление билетов) придется оформлять с помощью авансовых отчетов, к которым по своей сути сотрудник не будет иметь непосредственного отношения.
Именно поэтому вариант с использованием счета 97 «Расходы будущих периодов» до окончательного отправления работника в командировку кажется предпочтительнее.
Отдельно хотелось бы остановиться на вопросе документального оформления отнесения на подотчетное лицо расходов по приобретенному авиабилету (см. указанную выше запись Д-т сч. 71 К-т сч. 97). Дело в том, что при выдаче из кассы авиабилетов на бланках строгой отчетности традиционно составлялись соответствующие первичные документы, например заполнялся журнал учета движения денежных документов, заверявшиеся подписями кассира и подотчетного лица. Как уже отмечалось, маршрут/квитанция в произвольной форме денежным документом не является, но, по нашему мнению, организации, приобретающей авиабилеты по безналичному расчету, необходимо выработать и закрепить в учетной политике форму документа, в котором под подпись командированного работника будет фиксироваться факт его получения/ознакомления с приобретенным для него авиабилетом. Это, с одной стороны, позволит избежать технических накладок и срывов командировок, когда по факту между отделами может передаваться не распечатка билета, а информация по бронированию в устной форме, а с другой стороны, подпись на документе повышает ответственность работника за представление в бухгалтерию установленного комплекта оправдательных документов.
Независимо от способа приобретения электронных авиабилетов хотелось бы остановиться на том, правомерно ли будет отказать работнику в принятии расходов по электронному авиабилету в том случае, если он не представил в бухгалтерию купон к посадочному талону. Иными словами, правомерно ли требовать с сотрудников обязательного представления посадочных талонов вместе с авансовым отчетом.
Выше мы уже отмечали, что посадочный талон (а на практике обычно после посадки в самолет на руках у пассажира остается отрывной купон к посадочному талону) изначально, по мнению Минфина России, являлся обязательным документом для принятия к налоговому учету стоимости проезда, оформленного электронным билетом.
На самом деле до появления электронных билетов посадочный купон не использовался для подтверждения расходов по проезду — в случаях с авиабилетами, оформленными на бланках строгой отчетности, контролирующие органы не требовали документального подтверждения «посадки пассажира в самолет».
Действительно, имея на руках распечатку маршрут/квитанции и документы, подтверждающие стоимость и оплату авиабилета, сам факт перелета по дате и месту легко подтвердить отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ, отметками о въезде в иностранное государство (если речь идет о загранкомандировке), счетами из гостиниц, отмеченным командировочным удостоверением и т.п.
Кроме того, непосредственно ст. 252 НК РФ оставила налогоплательщикам право подтверждать понесенные расходы косвенными документами.
Необходимо отметить, что с августа 2008 г. Минфин России в Информационном письме от 26.08.2008 «Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций», а также в ряде частных разъяснений по запросам организаций, соглашаясь с положениями ст. 252 НК РФ, приводит более гибкую позицию, согласно которой:
«…расходы при приобретении работником электронного авиа/железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки)».
То есть можно сделать вывод о необязательности посадочного талона при условии наличия надлежаще оформленных упомянутых выше первичных документов. Тем не менее при таком подходе нужно быть готовым отстаивать свою позицию.
С другой стороны, если организация решает занять осторожную позицию и во избежание спорных ситуаций подтверждать расходы по авиаперевозкам с обязательным приложением посадочных талонов, требование о представлении посадочных талонов должно быть прямо прописано в локальных нормативных актах компании, с которыми сотрудники знакомятся под роспись.
Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст. 167 определил, что работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, а в ст. 168 Трудового кодекса РФ прямо прописано, что работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, если представление посадочного купона прямо не закреплено локальным нормативным актом организации, отказ от возмещения стоимости перевозки может быть абсолютно правомерно оспорен работником.
Отдельно хочется отметить, что по запросу налоговых органов электронный перевозочный документ передается перевозчиком или действующим на основании договора с перевозчиком лицом по информационно-телекоммуникационной сети или на материальных носителях либо представляется в виде выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок. Таким образом, при возникновении у налогового органа сомнений в факте осуществления перевозки законом ему предоставлена возможность самостоятельно и независимо от налогоплательщика подтвердить факт перевозки.
Ю.В.Щербинина
К. э. н.,
главный бухгалтер компании
«Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет», 2009, N 10
2010 © Lowcosts.ru — копирование статьи целиком или по частям запрещено правообладателем
Бланки строгой отчетности становятся все более популярны, ведь они являются более удобной заменой кассовому чеку, облегчая жизнь ИП и организации, оказывающих услуги населению. В случае использования БСО отпадает необходимость приобретения кассового аппарата, их регистрации в территориальных органах налоговой инспекции, поддержки и обслуживания аппаратной и программной составляющей кассового аппарата. Но, не смотря на явные преимущества БСО перед ККТ, существует немало подводных камней, о которые спотыкаются неопытные предприниматели. В этой статье будут рассмотрены основные регламенты применения БСО, правила их изготовления, заполнения, учета и списания.
Что является бланком строгой отчетности и когда его стоит применять
Бланком строгой отчетности считается документ, позволяющий отказаться от использования ККТ при оказании услуг населению с соответствии с порядком, установленным Правительством РФ. В этом случае БСО приравнивается к кассовому чеку. К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, путевки, абонементы, проездные документы и прочие документы, относящиеся к отчетным формам при оказании индивидуальным предпринимателем либо организацией услуг населению.
Порядок использования БСО регламентируется положением, утвержденным Постановлением правительства РФ от 6 мая 2008 года №359 (далее – Постановление). Согласно этому положению БСО применяется в сфере услуг в качестве замены кассовому чеку. Но в каком случае возможно применение БСО? Согласно разъяснениям, представленным в письме Минфина №03-01-15/3-74 от 4 апреля 2012 года виды оказываемых населению платных услуг не ограничиваются услугами, описанными в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОКУН). Данное разъяснение было необходимо из-за путаницы, возникшей при принятии Постановления, согласно которому БСО распространялись только на услуги, описанные в ОКУН.
На сегодняшний день не существует единого классификатора услуг, в рамках которого допустима замена контрольно-кассовой техники на БСО, поэтому использование последних остается на усмотрение предпринимателей.
Вообще, при использовании БСО стоит руководствоваться текущим законодательством РФ, ведь некоторые виды деятельности можно отнести к сфере услуг только с натяжкой. В этом случае отказ от ККТ может привести к проблемам с налоговыми органами и чреват административным наказанием. Так применении бланков строгой отчетности недопустимо при продаже товаров населению.
Изготовление и печать бланков строгой отчетности
Основным нововведением положения, определенного в Постановлении стал новый порядок изготовления бланков строгой отчетности. Если ранее бланки БСО в обязательном порядке изготавливались на типографии, то сегодня их можно печатать самостоятельно при условии использования автоматизированной системы изготовления и учета БСО. Не смотря на то, что в положении не указано точное определение автоматизированной системы, при использовании компьютерной техники для печати БСО необходимо, чтобы программа соответствовала следующим требованиям:
- Автоматизированная система должна обеспечивать надежную защиту от несанкционированного доступа к БСО, персональной информации и ограничивать круг лиц, допущенных к изготовлению бланков.
- Программа должна иметь функции для фиксации и последующего хранения всех операции с бланками в течение не менее 5 лет.
- При заполнении бланка и последующей печати документа автоматизированная система должна фиксировать уникальный идентификационный номер документа и серию бланка.
- Должная быть предусмотрена система предоставления информации об изготовлении БСО по первому требованию налоговой инспекции.
Очевидно, что использование стандартных систем управления таблицами и бланками, таких как Microsoft Excel, недопустимо, так как подобные системы не соответствуют указанным выше пунктам. Единственный возможный способ самостоятельного выпуска БСО – приобретение специальной автоматизированной системы либо ее разработка в соответствии с указанными выше требованиями.
При определенных условиях допустима разработка БСО самим предпринимателем. В этом случае в бланке должны присутствовать следующие реквизиты:
- Наименование бланка, идентификационный шестизначный номер и серийный номер документа.
- ФИО предпринимателя
- ИНН ИП, выдающего БСО
- Вид и перечень услуг, оказанных клиенту
- Полная стоимость этих услуг
- Общий размер оплаты оказанных услуг
- Дата осуществления платежа
- Подпись и печать предпринимателя
- Иные реквизиты и специальные пункты, определяющие специфику оказанных услуг (на усмотрение предпринимателя)
При изготовлении бланков типографским способом серия и номер документа указывается в типографии, а выпущенные бланки должны содержать информацию об изготовителе бланков, ИНН типографии, краткое наименовании типографии, номер тиража и количество выпущенных бланков.
Согласно принятому Постановлению, утверждение разработанных предпринимателем бланков осуществляется любыми федеральными органами исполнительной власти, наделенные соответствующими полномочиями. Старые бланки БСО, утвержденные до принятия постановления Правительства РФ от 31.03.2005г. №171 на данный момент не действительны.
Заполнение и учет бланков строгой отчетности, книга учета
Заполнение БСО осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
- БСО должен заполняться под копирку, с сохранением не менее одной копии.
- Если в БСО отсутствует отрывная часть, то бланк заполняется с использованием копировальной или самокопировальной бумаги.
- Все графы и поля изготовленного бланка должны быть обязательно заполнены, все данные должны соответствовать предусмотренному для этого поля.
- На бланке не допускаются исправления, подчерк должен быть четким и разборчивым. В случае, если была допущена ошибка, бланк запрещено рвать либо выкидывать. Он должен быть перечеркнут и подложен в журнал учета в соответствии с днем порчи документа.
Заполнение БСО происходит только по факту оплаты оказанной услуги, с точным указанием суммы, на глазах у покупателя. Правильно заполненный и заверенный документ приобретает юридическую силу и приравнивается к чеку ККТ. Выдача БСО на руки клиенту осуществляется только по факту оплаты оказанной услуги наличными денежными средствами либо картами оплаты. В случае, если бланк предусматривает отрывную часть, каждая половина заверяется, отрывная часть передается клиенту, а корешок остается в организации и отправляется на хранение. Если же отрывная часть не предусмотрена, то бланк должен заполняться в двух экземплярах, один из которых передается клиенту. Отказ выдачи БСО на руки клиенту карается штрафом, определенным Постановлением, размер которого:
- 3000-4000 для ИП
- 30000-40000 для организаций (ООО, ЗАО, ОАО и пр.)
Согласно письму Минфина от 22.08.2008 г. № 03-01-15/10-303, учет БСО осуществляется в соответствии с положением, определенным в Постановлении. По этому положению предприниматель, осуществляющий отчетность посредством БСО в обязательном порядке заводит специальный журнал учета таких бланков, предназначенный для фиксации каждого выданного либо испорченного документа. Унифицированная форма подобных журналов не определена законодательством РФ, что оставляется за предпринимателем право использовать практически любую форму журнала по своему усмотрению. При этом должны соблюдаться следующие моменты:
- Каждая страница в журнале должна быть пронумерована
- Все страницы должны быть прошиты
- В обязательном порядке производится скрепление печатью и подписью предпринимателя.
Одновременно с журналом в обязательном порядке составляется акт, регламентирующий порядок заполнения книги/журнала учета. В этом же документе указываются данные о порядке назначения работников, допущенных до заполнения БСО, правила назначения ответственного лица, отвечающего за все процедуры, связанные с учетом и хранением бланков. Если бланки были изготовлены посредством автоматизированной системы, то вести журнал учета не обязательно – учет выданных экземпляров в этом случае осуществляется программой в автоматическом режиме.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности имеет определенные нюансы, предусмотренные законодательством. Законодательные нормы предусматривают особый порядок бухучета БСО, для них определена отдельная группа в Плане счетов, предусмотрены специальные налоговые вычеты на сумму приобретения БСО. Поэтому стоит заранее определить порядок учета бланков в соответствии с законодательством. Контроль над сохранностью оформленных бланков осуществляется предпринимателем посредством инвентаризации, отчетным документом в этом случае является акт инвентаризации.
Инвентаризация, хранение и списание бланков строгой отчетности
Поскольку БСО подлежат учету в обязательном порядке, на предпринимателя накладываются обязательства по организации обеспечения специальных условий хранения. В частности, обязательным условием является ограничение доступа к документам неуполномоченных лиц. Для этого необходим либо сейф, либо специально отведенное помещение, которое опечатывается после каждого посещения. Доступ к местам хранения имеют только лица, ответственные за хранение и учет БСО. Эти лица определяются актом, составляющимся предпринимателем одновременно с журналом учета.
Определенного срока хранения оригинальных бланков в законодательстве РФ не предусмотрено, однако оговорена необходимость хранения корешков и копий использованных бланков. Данные документы должны сохраняться в течение пяти лет, после чего могут быть утилизированы (но только в том случае, если с момента последней инвентаризации прошло не менее месяца). Хранение незаполненных бланков определяется предпринимателем.
Контроль за сохранностью документов обеспечивается периодической инвентаризацию, которая проводится специально сформированной комиссией. Основными целями инвентаризации являются:
- Проверка на недостачу
- Проверка всех бланков, в том числе и испорченных
- Контроль за условиями хранения
- Проверка надежности ограничений доступа к документам, состоящим на сохранении.
Проверка документов на сохранность осуществляется путем сверки имеющихся на сохранении бланков и записей журнала учета. Если во время инвентаризации была обнаружена потеря, то предприниматель самостоятельно определяет наказание для ответственного лица, поскольку законами ответственность не предусмотрена. В случае, если бланки были утеряны в свяжи с кражей либо иным противоправным деянием, необходимо в обязательном порядке оповестить следственные органы.
Заключение
Приведенные выше аспекты составления и учета БСО позволяют утверждать, что их использование вполне оправдано в том случае, если предприниматель желает избежать издержек, связанных с приобретением и обслуживанием ККТ, но только в случаях, не противоречащих современному законодательству.
Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.
Случается, что начинающие предприниматели слабо ориентируются в доступных им возможностях оптимизации ведения собственных бизнес-процессов. Одни бизнесмены по привычке продолжают работать с применением не самой для них выгодной системы налогообложения, а другие покупают кассовый аппарат и ежегодно платят за его обслуживание не зная, что их вид деятельности позволяет вместо кассовых чеков использовать бланки строгой отчётности. Знание таких нюансов позволит бизнесмену сэкономить немало сил и времени.
Что такое бланки строгой отчётности
Бланком строгой отчётности (сокращённо БСО) называют документ, применяемый при оказании услуг гражданам для соответствующего оформления факта получения от клиента оплаты за оказанную услугу наличными деньгами либо посредством платёжной карты. Иными словами, БСО представляет собой альтернативный кассовому чеку вариант подтверждения платежа.
Возможность использования этого документа даёт предпринимателю выбор между использованием ККМ при оказании услуг либо применением БСО.
Важной особенностью в работе с БСО является тот факт, что подобный документ может быть выписан только при оказании услуг частным предпринимателям либо физлицам (смотри Постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ No16 от 31 июля 2003 года). Организациям БСО выписаны быть не могут, а оказанные им услуги оплачиваются по безналичному расчёту.
Определить типы услуг, при оказании которых однозначно разрешается применять БСО, позволяет специальный реестр услуг под названием Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН).
Однако законом, к сожалению, предусмотрены не все возможные ситуации, поэтому часто возникают судебные споры о том, разрешено ли применять БСО к тем или иным видам услуг, которые оказываются физическим лицам и ИП, но почему-то не внесены в ОКУН. К таким услугам относятся, в частности, риелторские услуги и некоторые виды юридических услуг. Неповоротливость государственной машины можно оценить также и по отсутствию в классификаторе такого востребованного сегодня вида услуг как ремонт электронных книг. Если тип оказываемых услуг отсутствует в ОКУН, бизнесмен обязан применять ККМ и выдавать клиенту кассовый чек в подтверждение платежа.
Возможность применения БСО определяет федеральный закон No 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Статья 2.2 названного закона сообщает, что порядок утверждения формы бланков, их учёта, хранения и ликвидации назначается Правительством РФ. БСО может иметь различные названия, которые будут зависеть от типа услуг, оказываемых населению. Так, к бланкам строгой отчётности относятся, например, различные билеты, путёвки, абонементы, квитанции и так далее. В фотогалерее далее представлены различные варианты БСО.
Фотогалерея: варианты бланков строгой отчётности
БСО служит аналогом кассового чека БСО не может быть выписан юридическому лицу БСО разрешается выписывать только индивидуальным предпринимателям и физическим лицам БСО должны производиться с использованием специальных автоматизированных систем БСО подлежат строгому учёту БСО должен заполняться от руки БСО могут оформляться различными способами
Товарный чек и БСО
Товарный чек не может служить индивидуальному предпринимателю бланком строгой отчётности.
Более того, эти два документа выполняют совершенно разные функции. Товарный чек служит скорее подтверждением факта передачи товара в определённом количестве покупателю и дополняет собой кассовый чек, который, в свою очередь, свидетельствует о том, что за товар была получена некоторая сумма денег. Бухгалтерия компании и налоговые инспекторы с удовольствием примут в качестве подтверждения расходов комбинацию из кассового и товарного чеков, но будут крайне недовольны, получив лишь один из этих документов в качестве отчётного документа о покупке. Кроме того, оформление кассового чека не является унифицированным, и возможны различные варианты оформления этого документа.
БСО относится к числу первичных документов учёта и выдаётся в качестве подтверждения факта оплаты оказанных услуг.
Бланк может быть сформирован в типографии либо с использованием специализированной автоматизированной системы. Заполнение бланка выполняется в момент выполнения расчёта между исполнителем услуги и её получателем. Сам процесс создания бланка строго регламентируется законодательством. Последний должен соответствовать всем требованиям, перечисленным в подробностях в разделе далее.
Видео: заполнение бланка
Где взять бланки строгой отчётности для ИП
Постановление Правительства РФ N 359 от 6 мая 2008 г. однозначно требует, чтобы используемые бизнесменом БСО были произведены типографским способом либо с применением особых автоматизированных систем.
К упомянутой системе предъявляются следующие требования:
- система должна быть защищена от нелегального доступа;
- система должна быть способна выполнить идентификацию, фиксацию и сохранение всех операций с бланком документа на протяжении как минимум 5 лет.
Автоматизированные системы своим видом напоминают небольшие кассовые аппараты. Купить такую систему чаще всего можно в тех же центрах, что продают и ККМ. Стоимость системы для изготовления БСО в специализированных центрах составляет примерно пять тысяч рублей. Стоимость изготовления бланка в типографии колеблется в районе трёх рублей за экземпляр, при этом стоимость производства будет определяться типом бланка, размером тиража и сроками его изготовления.
Положение о применении БСО утверждено постановлением Правительства РФ №359 от 6.05.08. Этот документ диктует список обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на бланке, а также способы его производства. Внешнее оформление бланков также будет отличаться в зависимости от типа документа (билет, путёвка, квитанция и так далее).
Информационное письмо Министерства финансов от 22 августа 2008 года позволяет организациям и индивидуальным предпринимателям применять индивидуально разработанные бланки отчётности при условии, что в них будут содержаться определённые пунктом 3 названного выше Положения реквизиты, а именно:
- наименование документа, шестизначный номер и серия;
- наименование и организационно-правовая форма — для организации, ФИО — для ИП;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
- ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платёжной карты;
- дата осуществления расчёта и составления документа;
- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность её оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
- иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Закон запрещает использовать бланки, разработанные самостоятельно, лишь когда существуют формы БСО, утверждённые соответствующими министерствами. К числу таких форм относятся, в частности, следующие:
- форма БСО для услуг по предоставлению парковок, утвержденная приказом Минтранса от 24 июня 2014 г. № 166;
- формы «Билет», «Абонемент» и «Экскурсионная путёвка», утверждённые приказом Минкультуры от 17 декабря 2008 г. № 257.
- «Квитанция на оплату ветеринарных услуг», утверждённая приказом Минфина от 9 апреля 2008 года № 39н;
- «Залоговый билет» и «Сохранная квитанция» для услуг ломбардов, утверждённые приказом Минфина от 14 января 2008 года № 3н;
- «Туристская путёвка», утверждённая приказом Минфина от 9 июля 2007 года № 60н.
Кроме того, стандартные формы БСО приняты для всех видов билетов (железнодорожных, авиа, общественным транспортом), багажных квитанций и тому подобных документов.
Личный опыт автора данного материала показывает, что весьма рискованным может оказаться использование для выпуска БСО услуг различных сайтов, предлагающих возможность сформировать бланки онлайн с последующей распечаткой их с помощью обычного компьютера и офисной оргтехники. И хотя подобные сайты и уверяют потенциальных клиентов в законности такого метода изготовления бланков, доказать законность выпущенных этим способом бланков едва ли возможно. У предпринимателя не будет никакого шанса подтвердить, что при создании бланков использовалась система, полностью удовлетворяющая перечисленным выше требованиям закона. Автор однажды наблюдал процесс переговоров касательно природы происхождения используемых бланков строгой отчётности между налоговым инспектором и частным предпринимателем, оказывающим населению услуги такси. К сожалению, бизнесмену пришлось уплатить штраф и отказаться от дальнейшего сотрудничества с предприимчивыми онлайн-производителями бланков.
Как составить акт приёмки БСО
В большинстве случаев типография, изготавливающая бланки БСО, и заказчик являются разными хозяйствующими субъектами, поэтому факт передачи изготовленных бланков из типографии клиенту обязательно требует подтверждения посредством выпуска отдельного первичного документа, называемого актом приёмки БСО. Упомянутый акт может быть составлен в любой удобной для сторон форме. Пример подобного акта можно найти на иллюстрации ниже. При получении вновь изготовленных бланков БСО стороны должны подписать акт приёмки
С 1 июля 2018 года использование БСО, изготовленных типографским способом, а также посредством автоматизированных систем, не относящихся к контрольно-кассовой технике, будет под запретом. С этого момента разрешено будет использовать лишь бланки, изготавливаемые с помощью автоматизированных систем, приравненных к ККМ. Они должны будут соответствовать требованиям, установленным в ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Образец заполнения БСО для ИП
Каждый БСО состоит из двух страниц, вторая страница является полной копией первой страницы и формируется автоматически при заполнении первой страницы благодаря пропитке её специальным составом. Также существует вариант БСО с отрывными корешками. Оригинальный заполненный листок прикрепляется к договору об оказании услуг и остаётся у предпринимателя, а копия достаётся получателю услуги вместе с его экземпляром договора, а также актом выполненных работ.
Некоторые бизнесмены предпочитают оставлять себе копию, отдавая оригинал клиенту. При использовании отпечатанных в типографии бланков рекомендуется отрывать заполняемый талон и работать с ним отдельно, чтобы вновь вносимый в бланк текст не отпечатался также и на других бланках. Помарки и ошибки в бланках не допускаются. Если бланк оказался испорчен, необходимо его перечеркнуть и сохранить отдельно. Бланки БСО не требуют регистрации в налоговой, но каждый из них пронумерован, поэтому сохранённые бланки нужны, чтобы избежать вопросов от налоговиков при проверках.
Само заполнение бланка не таит в себе никаких секретов. Правила заполнения бланков одинаковы для ИП и организаций. На иллюстрации далее приведён пример заполненной первой страницы БСО. Бланк содержит реквизиты заказчика, тип оказываемой услуги, её стоимость, дату выполнения работы и подпись кассира либо материально ответственного лица, подтверждающая получение денег от клиента.
БСО может заполняться от руки в момент оказания услуги
Пример страницы-копии бланка приведён на следующей иллюстрации.
Отрывной лист БСО передаётся заказчику вместе с договором и актом выполненных работ
Порядок учёта, хранения, выдачи и списания БСО
Бланки строгой отчётности должны быть подвергнуты обязательному учёту и хранению. Способы учёта будут зависеть от того, как именно были произведены бланки (в типографии либо с помощью специальной автоматизированной системы).
Прежде всего, за все операции с типографскими бланками строгой отчётности должен отвечать специально выделенный сотрудник, которым может быть и сам индивидуальный предприниматель. С названным сотрудником заключается договор о материальной ответственности. Оприходование бланков включает в себя проверку соответствия их фактического количества, а также реквизитов (номер и серия) сведениям, указанным в сопроводительных документах. Кроме того, на предприятии выпускается приказ о формировании комиссии по приёмке БСО. После проверки соответствия составляется акт приёмки БСО, под которым должен поставить свою подпись непосредственно руководитель предприятия, а также члены заранее сформированной комиссии по приёмке БСО.
Для хранения бланков необходимо создать условия, исключающие возможности случайного повреждения либо хищения документов.
Многие компании используют для хранения металлические сейфы, пожаропрочные шкафы либо и вовсе специально обустроенные помещения.
Учёт бланков осуществляется в специальной книге учёта БСО, о которой речь пойдёт в этой же статье далее.
Сотрудник заполняет бланк строгой отчётности в момент получения от клиента оплаты за услугу. Одна часть бланка передаётся получателю услуги, отрывной корешок же (либо копия) остаются на хранение у поставщика услуги и служат подтверждением факта поступления средств. На полученную от заказчика сумму выписывается приходный кассовый ордер. Собранные таким образом отрывные корешки либо копии БСО пакуются в мешки, мешки опечатываются и хранятся на протяжении пяти ближайших лет. По истечении этого срока документы уничтожаются с составлением специального акта о списании БСО. Испорченные и бракованные БСО также могут быть утилизированы лишь по истечении положенного пятилетнего срока хранения.
Бланки, изготовленные с использованием специальной автоматизированной системы учитываются посредством этой же системы, поскольку в ней заложен специальный алгоритм, фиксирующий сведения о каждом изготовленном бланке, а также сохраняющий информацию об этих изменениях на протяжении положенных законом пяти лет.
Вести книгу учёта БСО при таком подходе необходимости нет. Правила выдачи заполненных БСО заказчикам, а также порядок хранения и последующего уничтожения корешков бланков или их копий полностью идентичны с выше озвученными правилами работы с типографскими БСО.
Видео: акт о списании БСО
Как вести книгу учёта
Книга учёта БСО может называться также и журналом учёта. Современное законодательство не имеет регламента на предмет оформления книги учёта бланков для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, поэтому предприниматели разрабатывают собственные варианты книги исходя из своих потребностей и возможностей. Страницы такой книги в обязательном порядке должны быть пронумерованы, а сама книга должна быть прошнурована и подписана руководителем компании и её главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем.
Если в компании используется печать, книга должна быть заверена и печатью.
Книга должна заполняться только от руки, ведение её в электронном виде недопустимо. В качестве основы для книги можно использовать самую обыкновенную канцелярскую тетрадь, расчерченную нужными полями. Можно также приобрести готовую книгу учёта в книжных либо канцелярских магазинах или вовсе заказать её изготовление в типографии, заранее оговорив, как именно книга должна быть расчерчена. В качестве основы для разработки собственной книги учёта можно использовать форму 0504045, которую обязаны использовать бюджетные организации согласно Приказу Министерства финансов № 173н.
Рассматриваемая книга заводится непосредственно перед введением в работу пронумерованных бланков, а вести её необходимо до тех пор, пока в ней не закончатся прошитые и пронумерованные листы.
В ежегодном обновлении книга не нуждается, а официальных сроков хранения для неё не установлено, поэтому книгу принято хранить на протяжении пяти лет с момента внесения заключительной записи, как и содержащиеся в ней документы.
В книге или журнале учёта полагается фиксировать любые сведения об операциях над БСО, к которым относятся их покупка, выдача, возврат, списание и выведение остатков. Рассмотренный далее пример заполнения книги учёта основывается на работе вымышленной организации ООО «Усы, лапы, хвост», предоставляющей услуги ветеринарного лечения. Заполнение книги индивидуальным предпринимателем выполняется аналогично. В качестве бланка строгой отчётности рассматриваемая фирма использует квитанции на оплату ветеринарных услуг, 100 штук которых было изготовлено в типографии и получено организацией 1 марта 2015 года. Оприходованные по бухгалтерии и проведённые по всем положенным формам отчётности квитанции были приняты уполномоченным сотрудником, а затем выданы троим работникам для дальнейшего использования в количестве 10 штук на человека.
- Допустим, на иллюстрации далее приведён первый бланк из вновь поступившей партии БСО. Красным цветом выделены порядковый номер и серия, которые должны быть внесены в книгу учёта на следующем шаге.
Первый бланк из новой партии БСО - Отражаем информацию о приходе неиспользованных экземпляров бланков. материально ответственные сотрудники должны отчитываться об использовании бланков на регулярной основе, а возврат неиспользованных бланков должен быть также зафиксирован в книге.
В соответствующих графах страницы книги зафиксируем информацию о поступлении БСО.
Фиксируем сведения о поступлении БСО
Вносим информацию о передаче некоторого количества бланков под отчёт материально ответственным сотрудникам.
Информация о передаче бланков для использования сотрудниками должна быть внесена в книгу учёта
Многие предприятия и ИП при работе с населением посредством осуществления денежных расчетов применяют бланки строгой отчетности. Использование этих документов заменяет контрольно-кассовые аппараты. В то же время учет бланков, хранение, инвентаризация и уничтожение подчиняются установленным правилам.
Применение бланков строгой отчетности
При оказании услуг физ.лицам допускается использование бланков строгой отчетности. Это затрагивает расчеты с населением, которые осуществляются наличными денежными средствами или с использованием пластиковых платежных карт.
При работе с юр.лицами использование бланков не предусмотрено. На данных условиях расчеты ведутся при помощи ККМ.
Бланки строгой отчетности вправе использовать как организации, так и физ. лица при осуществлении предпринимательской деятельности.
Кто вправе применять БСО?
| Субъекты | Система налогообложения | Возможность использования БСО | примечание |
| Организации | ОСНО | Да | При расчетах с населением |
| ИП | ОСНО | Да | |
| Организации | УСН | Нет | Нет возможности реализации в розницу |
| ИП | УСН | Нет | |
| Организации | ЕНВД, торговый сбор | Да | При расчетах с населением |
| ИП | ЕНВД, торговый сбор, патент | Да |
Для тех, кому разрешено использовать БСО, эти документы приравниваются к кассовому чеку, дают возможность руководству сэкономить на приобретении и обслуживании кассового аппарата.
Вместе с тем применение бланков должно соблюдаться по нормам законодательства, иначе налагаются штрафы размером 3 000 ― 4 000 для физ. лиц, 30 000 ― 40 000 ― относительно организаций.
Кроме БСО, представляющих собой квитанции при расчетах с населением, к бланкам подобного вида относятся и другие документы, такие как трудовые книжки, больничные листы, проездные документы, наряды, талоны.
Требования к выпуску и оформлению бланков
Правила, регулирующие порядок выпуска, учета, хранения и уничтожения подобных бланков содержатся в Постановлении № 359 от 06.05.2008 г
.
Бланки изготавливаются типографским способом или с применением прочих автоматизированных систем. Последний вариант предусматривает соблюдение следующих условий:
- полагается иметь защиту используемой автоматизированной системе от несанкционированного доступа извне;
- требуется сохранять данные об операциях не менее 5 лет;
- при заполнении бланков и выпуске требуется присваивать уникальные номера и серию.
Налоговые органы вправе затребовать информацию о выпущенных автоматизированным способом бланках. Что касается автоматизированной системы, при помощи которой изготавливаются подобные документы, происходит учет и фиксация, использовать с этими целями стандартный персональный компьютер не получится, так как речь идет не о простом печатающем устройстве.
Если приобретение БСО осуществляется на стороне (покупка бланков, изготовленных типографским способом), то при приемке товара следует создать специальную комиссию. В составе комиссии обязательно должны быть работники, в дальнейшем работающие непосредственно с подобными документами. С ними же в заключаются договора о материальной ответственности. Выпускаются акты, подтверждающие количество, наличие бланков, номера и серии.
При оформлении документов должны быть предусмотрены создание отрывных частей или хотя бы одной дополнительной копии.
Заполнение бланков производится с указанием принятых денежных сумм, оказанных услуг, даты реализации, подписями продавца и покупателя. Испорченный в процессе заполнения бланк строгой отчетности считается недействительным и подлежит обязательной замене.
Учет бланков строгой отчетности. Пример проводок
Учет приобретенных бланков строгой отчетности фиксируется в книге учета БСО, прошнурованной и пронумерованной, заверенной подписями ответственных лиц. Форму книги допускается разрабатывать самостоятельно или воспользоваться утвержденным регистром.
Никаких помарок и исправлений в бланках строгой отчетности быть не должно. В противном случае документ признается недействительным. Подобные бланки перечеркиваются и прикладываются к книге учета БСО.
Инвентаризация бланков происходит наравне с инвентаризацией денежной наличности и иных подобных документов, хранящихся в кассе у материально ответственных лиц.
При инвентаризации бланков происходит пересчет. Полученные данные сверяются с текущими данными учета. Кроме того, обращается внимание на наличие необходимых сведений в документе. Проводится учет испорченных экземпляров.
Организации учитывают бланки на забалансовом счете 006. Применяется условная оценка затраченных средств, которая часто фактически схожа с реальными затратами на изготовление или приобретение документов.
Для отражения операций в бухучете используются следующие счета:
- 10 ― «материалы»;
- 20, 26 ― расходы в производственных организациях;
- 44 ― расходы в учреждениях торговли.
Приобретение бланков, распечатанных типографским способом, допускает принятие возможного НДС к учету, сами расходы можно учесть в затратах как при ОСНО, так и при УСН.
Пример
. Организация, оказывающая реализацию услуг населению в розницу, приобрела БСО на общую сумму 5 400 рублей (в том числе НДС 823,73 рубля). Какими проводками необходимо отразить операции в учете?
- Дт 44 ― Кт 60 ― 4576,27 рублей. Приняты на затраты приобретенные БСО.
- Дт 19 ― Кт 60 ― 823,73 рубля. Выделен НДС.
- Дт 68 ― Кт 19 ― 823,73 рубля. Сумма налога принята к вычету.
- 006 ― 4576,27 рублей. Бланки учтены на забалансовом счете.
Хранение и уничтожение бланков строгой отчетности
Срок хранения БСО (отрывных корешков документов) не должен быть менее 5 лет. Место хранения представляет собой специально оборудованное помещение или металлические сейфы, исключающие возможности порчи или кражи. Наряду с корешками и дополнительными экземплярами ведется учет и испорченных, пришедших в негодность экземпляров.
По истечение установленного срока бланки подлежат уничтожению, но не ранее месяца со дня проведения последней инвентаризации. Результаты инвентаризации подлежат оформлению.
Для уничтожение более непригодных документов с истекшим сроком хранения составляется отдельный акт. Подписывается руководством при создании специальной комиссии. Состав комиссии законодательно не регулируется. Целесообразно предположить, что членами могут быть руководитель, представители бухгалтерской службы, материально ответственное лицо, кадровые сотрудники. Те же условия уничтожения предусмотрены и для испорченных экземпляров.
Обособленную группу документов в бухгалтерском учете составляют документы строгой отчетности. К ним относятся денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы строгой отчетности в случаях, определенных Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, могут заменять чеки при оказании услуг населению без применения контрольно-кассовых машин.
Законодательством установлен особый порядок их приобретения, хранения, использования, реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков строгой отчетности.
Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы», и хранению в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).
Материально ответственным лицом за хранение денежных документов является кассир организации.
Бланки строгой отчетности — это формы документов, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Применение бланков способствует ускорению и упрощению процессов составления документов, их унификации и стандартизации. К бланкам строгой отчетности согласно Плану счетов относятся квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке до момента выдачи под отчет.
Формы бланков строгой отчетности для отдельных видов деятельности утверждены следующими нормативными документами:
— услуги предприятий бытового обслуживания с выездом к заказчику — Письмами Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-33 и от 11.04.1997 N 16-00-27-15;
— услуги предприятий почтовой связи при производстве мелкого ремонта с выездом к заказчику, почтово-телеграфные услуги и услуги междугородной связи — Письмом Минфина России от 29.11.1993 N 16-16-84, Приказом Минфина России от 29.12.2000 N 124н;
— услуги медицинских учреждений с выездом к заказчику — Письмом Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-35;
— услуги ветеринарных учреждений с выездом к заказчику — Письмом Минфина России от 26.05.1995 N 16-00-30-46;
— услуги санитарно-эпидемиологических учреждений с выездом к заказчику — Письмом Минфина России от 11.05.1995 N 16-00-30-40;
— услуги по обеспечению передвижными уличными туалетами — Письмом Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-33;
— услуги ломбардов — Письмом Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-33;
— услуги парков (садов) культуры и отдыха — Письмами Минфина России от 14.09.1995 N 16-00-30-67 и от 22.11.1996 N 16-00-30-63;
— санаторно-курортное обслуживание — Приказом Минфина России от 10.12.1999 N 90н;
— экскурсионное обслуживание — Приказом Минфина России от 25.02.2000 N 20н;
— туристические услуги — Письмами Минфина России от 16.06.1994 N 16-30-65 и от 26.03.1996 N 16-00-30-19;
— банковские услуги по приему наличности от физических лиц (для Сбербанка России) — Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 59н;
— услуги перевозчика на воздушном транспорте — Письмом Минфина России от 29.05.1998 N 16-00-27-23;
— гостиничное обслуживание — Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121;
— услуги по техническом обслуживанию автотранспортных средств — Письмом Минфина России от 11.04.1997 N 16-00-27-15;
— услуги по закупке у населения драгоценных металлов и драгоценных камней, а также сельскохозяйственной продукции — бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены;
— услуги учреждений кино и кинопроката, театрально-зрелищных предприятий, концертных организаций и филармоний, цирковых предприятий, зоопарков, музеев, планетариев, библиотек, спортивных сооружений, спортивных, музыкальных, художественных и хореографических, клубных учреждений — бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены;
— услуги выставочного характера — бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены.
Предприятия, для которых бланки строгой отчетности не утверждены, могут самостоятельно их разработать, утвердить приказом руководителя и отразить в приказе об учетной политике организации для применения и отражения в бухгалтерском учете. Если же форма бланка унифицирована, она является обязательной к применению.
Еще по теме 28. ДОКУМЕНТЫ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ:
- В данной главе рассматриваются состав, порядок представления бухгалтерской отчетности и содержание основных отчетных документов
Если еще совсем недавно было понятно, как работать с бланками строгой отчетности (далее по тексту – БСО) и кассовыми чеками, то новая версия федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 г. (ССЫЛКА) поставила всех в тупик.
Поясним, как работать с БСО и кассовыми чеками.
Итак, что уже известно на сегодняшний день о БСО и кассовых чеках?
Что собой представляют бланки строгой отчетности в 2017 году
В старой редакции закона под БСО понимался документ, который приравнивался к кассовому чеку, оформлялся в обязательном порядке при расчете за оказанные только населению (включая предпринимателей) услуги и выдавался в случае оплаты их наличными средствами и (или) с помощью платежной карты. Бланки можно было изготовить в типографии или же с помощью автоматизированной системы.
Важно!
В соответствии с пунктами 7 и 8 статьи 7 федерального закона 290-ФЗ от 03.07.2016 (ССЫЛКА) воспользоваться правом на применение бланков БСО в 2017 году по старому порядку до 01 июля 2018 года
может:
- индивидуальные предприниматели и организации, которые всегда при оказании услуг населению использовали бланки строгой отчетности;
- ИП и организации, которые только решили перейти на подобное оформление в 2017 году. Но при условии, что у данного предприятия есть на это право с учетом требований старой редакции закона №54-ФЗ.
Таким образом, в 2017 году будут использоваться бланки строгой отчетности как «старого» (кому это разрешено), так и «нового» образца (в остальных случаях).
В остальных случаях в 2017 году БСО будет представлять собой первичный документ «нового» образца, который:
- приравнен к кассовому чеку
. А значит, последствия за его невыдачу клиенту будут аналогичными, как и за не представление кассового чека;
- формируется только (!) с помощью автоматизированной системы, которая представляет собой контрольно-кассовую технику
. Иными словами, на эти системы распространяются те же требования, что и на любые контрольно-кассовые аппараты, — в частности, по регистрации в налоговой инспекции, по применению, и т.д.Кроме того, автоматизированная система должна не только формировать БСО, но и хранить о них информацию, передавать фискальные документы в налоговые органы через специального оператора ОФД
и обеспечивать вывод их на бумажный носитель.Стоит отметить, что автоматизированные системы могут быть использованы только при осуществлении расчетов за оказанные услуги. Это особые системы. И производитель контрольно-кассовой техники (далее по тексту – ККТ), когда включает их в реестр касс, должен указывать модели ККТ, которые могут быть использованы только в качестве автоматизированной системы для формирования БСО.Кроме того, при регистрации ККТ с 2017 года в заявлении необходимо будет указывать, что регистрируемая техника будет применяться только для сопровождения расчетов за оказанные услуги;
- выдается БСО все также только при оплате за оказанные услуги
, но теперь юридическими лицами и предпринимателями (по тексту далее – предприятия) всех налоговых режимов, включая и тех, кто применяет ЕНВД и патентную систему. И выдается всем лицам, которым оказаны услуги, т.е. обычному населению, организациям и предпринимателям.Это, конечно, упрощает ведение расчетов. Хотя в старой версии закона применение БСО было сильно ограничено. Однако налоговые органы почему-то считают, что и в 2017 году бланки строгой отчетности при расчетах за услуги оформляются только для населения. Тем не менее, по тексту нового закона не предусмотрено подобных ограничений;
- выдается БСО при расчетах наличными средствами и (или) с помощью электронных средств платежа
. Что такое электронные средства платежа на данный момент не понятно. Да и налоговая инспекция сама молчит об этом. Однако одно точно — платежные карты при непосредственном расчете у продавца остаются в составе электронных средств платежа, и, скорее всего, в их состав внесут и всевозможные электронный кошельки (web-кошельки). А вот, нужно ли выдавать БСО при расчетах платежными картами через терминал в отделении банка — пока непонятно.
Что собой представляет кассовый чек в 2017 году
Кассовый чек также остается первичным документом, который подтверждает сам факт расчета и печатается с помощью контрольно-кассовой техники (стоит напомнить, что автоматизированная система предназначена только для печати БСО).
Однако помимо бумажной формы у него, как и у БСО, появляется электронная форма, которая по своей силе приравнивается к напечатанному аналогу (п.4 статьи 1.2 закона №54-ФЗ). Выдается кассовый чек при расчетах, как за товары, так и за услуги. И также, как БСО, при наличных расчетах и (или) с помощью электронных средств платежа.
Расскажем об изменениях при работе с БСО.
Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и проконсультируем!
Реквизиты нового кассового чека и БСО
Обязательных реквизитов насчитывается 20! (статья 4.7 закона №54-ФЗ). Причем, они идентичны и для кассового чека, и для бланка строгой отчетности.
Помимо этих 20 реквизитов для платежных и банковских платежных агентов или субагентов дополнительно предусматриваются еще обязательные реквизиты (п.4 и п.3 ст.4.7 закона №54-ФЗ).
Кроме того, п.5 статьи 4.7 закона №54-ФЗ предусмотрено, что по желанию Правительства РФ может быть введен такой дополнительный, но обязательный реквизит, как код товарной номенклатуры.
Ранее требования к содержанию кассовых чеков и БСО были закреплены в отдельных подзаконных актах, а сейчас все они указаны в ст. 4.7 Федерального закона 54-ФЗ. Сравнение новых и старых требований к реквизитам кассовых чеков и БСО можно посмотреть в (файл PDF).
Более того, есть еще один реквизит, о котором иногда забывают сказать и налоговые органы на своих семинарах, — это QR-код, двухмерный штриховой код. Он содержит в закодированной форме реквизиты проверки БСО или кассового чека:
- время и дату расчета;
- порядковый номер документа;
- признак расчета (т.е. поступление денег, возврат их покупателю и т.д.);
- сумму платежа;
- фискальный признак документа;
- заводской номер фискального накопителя.
Указывается этот штрих-код в отдельной части кассового чека или БСО.
Кстати, при необходимости предприятие само может добавить и другие дополнительные реквизиты с учетом специфики своей деятельности.
Стоит отметить, что не все реквизиты кассового чека и БСО подлежат применению сразу с 2017 года. В частности, нет нужды до 31 января (включительно) 2021 года указывать в документах наименования товаров и услуг и их количество предпринимателям (и только им), которые применяют такие системы налогообложения, как ПСН, ЕСХН, УСН и ЕНВД (при условии, что предприниматель осуществляет те виды деятельности, которые поименованы в п.2 ст. 346.26 НК РФ).
Исключением из этого правила являются предприниматели, которые занимаются торговлей подакцизными товарами
(причем, в этот список товаров входит не только спиртное и сигареты) и (или) которые применяют общий налоговый режим. Они обязаны будут указывать уже с 2017 года полную номенклатуру проданных товаров и их количество в чеке.
Кстати, тем предпринимателям, которые продают и подакцизные, и простые товары, лучше всего сразу давать полную номенклатурную расшифровку в кассовом чеке всех реализуемых ими товаров.
Ставку и сумму налога НДС с 01 февраля 2017 года тоже можно указывать не всем предпринимателям и организациям. Это не обязательно делать:
- если продавец не является плательщиком НДС;
- или если продавец осуществляет реализацию товаров и услуг, которые не подлежат налогообложению (освобождены) НДС.
Т.е. указанные лица, исходя из анализа положений закона № 290-ФЗ от 03.07.16 г., вправе вообще не указывать реквизит с НДС.
Или все-таки им нужно писать в чеке или в БСО «без НДС»? Об этом пока молчит и налоговый орган. Остается ждать дополнительных разъяснений.
Кроме того, если предприятие к тому же находится в местности, удаленной от сети, то с 2017 года в чеке или в БСО оно может не указывать:
- адрес сайта, где можно проверить подлинность чека или БСО;
- номер телефона или электронную почту клиента, если он назвал их до момента расчета;
- электронную почту отправителя кассового чека или БСО.
Но, чтобы получить право не указывать эти реквизиты, необходимо, чтобы местность, где работает предприятие, была официально признана удаленной от сети. Утверждает перечень таких местностей орган государственной власти конкретного региона РФ и размещает этот перечень на своем сайте.
Можно ли будет в 2017 году вместо БСО выдать кассовый чек
Если предприятие одновременно продает товары и оказывает услуги, то оно может вместо БСО выдавать своим клиентам, которым оказаны услуги, кассовый чек в том же порядке, который предусмотрен новым законом для бланков строгой отчетности в 2017 году.
Видео — в каких случаях придется выдавать кассовый чек:
По своей сути авиабилет является договором перевозки между авиакомпанией и пассажиром. Посредством авиабилета пассажир получает право на услуги авиационной пассажирской перевозки. Приобретение авиабилетов осуществляется в туристической фирме или в авиакомпании. Сам по себе билет является документом установленного образца.
Приобретение авиабилета может осуществляться в документарной и бездокументарной форме (электронный билет). Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки (Письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. N 03-03-05/18).
В письмах Минфина России от 18 января 2010 г. N 03-03-07/2, от 5 февраля 2010 г. N 03-03-07/4 определен перечень подтверждающих документов при оформлении авиабилета в электронном виде. Подтверждающими документами являются:
в части произведенных расходов по оплате:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитного учреждения, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
— или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
в части факта произведенной перевозки:
— распечатка электронного документа — электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
В Письме Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6 специалисты финансового ведомства заявили, что все первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таким образом, если авиабилет, чеки, другие документы составлены на иностранном языке, они должны быть переведены на русский. Вместе с тем, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций. Однако не требуется перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации).
В письме Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/170 Минфин России указал, что в качестве подтверждающего документа по требованию пассажира авиаперевозчиком может быть оформлена архивная справка. В архивной справке содержатся подробные данные (Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость.